Ошибки при офисном переезде – ТОП‑15
с реальными примерами
с реальными примерами
Перемещение целого офиса требует тщательной подготовки и слаженности. Ниже — список из 15 самых частых просчётов, с которыми сталкиваются компании — и примеры, как это выливается в проблемы.
1. Некорректное использование картонных коробок
1. Некорректное использование картонных коробок
Неправильно подобранные или перегруженные коробки не выдерживают массу — дно рвётся, форма коробки деформируется. Если коробка заполнена наполовину, её бока со временем «выпадают». Хрупкие предметы без адекватной маркировки («Вверх», «Стекло») могут быть неправильно уложены и повреждены.
Ценные вещи (ноутбуки, документы, наличность) лучше перевозить самостоятельно.
Ценные вещи (ноутбуки, документы, наличность) лучше перевозить самостоятельно.
2. Неудовлетворительный учёт кабинетов и мебели
2. Неудовлетворительный учёт кабинетов и мебели
Если не перечислить все помещения и элементы, оценщик не сможет точно рассчитать объемы и трудозатраты. Это приводит к задержкам, ошибкам с количеством машин и упаковки, а значит — к перерасходам времени и бюджета.
3. Недооценка роли лифтов и доступа
3. Недооценка роли лифтов и доступа
Важно указать не только количество лифтов, но и запреты на их использование — в некоторых бизнес‑центрах пассажирские лифты использовать нельзя, грузового может не быть.
Если нарушаются условия: бригады переносят имущество вручную по лестнице, увеличивается время и нужен дополнительный материал для защиты коридоров и стен.
При низких арках или узких входах нужна легковая техника или больше людей, чтобы переносить вещи вручную — заранее учесть и заложить в план ресурсы.
Если недостоверно рассказали о лифте — может быть отказ при фактической погрузке.
Если нарушаются условия: бригады переносят имущество вручную по лестнице, увеличивается время и нужен дополнительный материал для защиты коридоров и стен.
При низких арках или узких входах нужна легковая техника или больше людей, чтобы переносить вещи вручную — заранее учесть и заложить в план ресурсы.
Если недостоверно рассказали о лифте — может быть отказ при фактической погрузке.
4. Поздний заказ пропусков на охраняемую территорию
4. Поздний заказ пропусков на охраняемую территорию
Если на локации действует пропускной режим — ключевой момент. В будние дни пропуск легко получить; в выходной — бюро может быть закрыто. Отсутствие заранее оформленного пропуска часто сводит переезд на нет в назначенный день.
5. Отсутствие плана переезда и маркировки коробок
5. Отсутствие плана переезда и маркировки коробок
Без чёткой схемы куда, как и кому всё перемещается — вещи смешиваются и теряются.
Важно подписывать коробки: этаж, кабинет, фамилию получателя. Ответственному лицу заказчика нужно взаимодействовать с командой. Это ускоряет процесс и исключает ошибки.
Важно подписывать коробки: этаж, кабинет, фамилию получателя. Ответственному лицу заказчика нужно взаимодействовать с командой. Это ускоряет процесс и исключает ошибки.
6. Сокращение рекомендованной численности грузчиков
6. Сокращение рекомендованной численности грузчиков
Желание сэкономить за счет меньшего штата может обернуться значительно большим сроком работы — чем больше людей, тем быстрее упакуют и перенесут.
Опытный менеджер заранее рекомендует оптимальное количество исполнителей. Решившись на компромисс — легко столкнуться с отказом компании от выполнения работ, если качество пострадает.
Опытный менеджер заранее рекомендует оптимальное количество исполнителей. Решившись на компромисс — легко столкнуться с отказом компании от выполнения работ, если качество пострадает.
7. Заказ в последний момент или неопределённость сроков
7. Заказ в последний момент или неопределённость сроков
Последнее время для брони хуже всего: ресурсы разбиты, специалисты не доступны. Стоимость может вырасти в полтора раза.
Оптимально — планировать переезд на середину месяца: меньше спроса, задействованы лучшие исполнители. Чем раньше начнётся подготовка — тем менее стрессово пройдёт переезд.
Оптимально — планировать переезд на середину месяца: меньше спроса, задействованы лучшие исполнители. Чем раньше начнётся подготовка — тем менее стрессово пройдёт переезд.
8. Только один ответственный в большом офисе
8. Только один ответственный в большом офисе
Один человек не в состоянии отследить нюансы каждого отдела, кабинета, сотрудников. Нужно несколько координаторов, чтобы корректно реагировать на вопросы бригадира и контролировать рабочий процесс.
9. Ответственный либо перегружен, либо пассивен
9. Ответственный либо перегружен, либо пассивен
Один край — человек не знает процесса (не может оперативно ответить), другой — вмешивается без нужды, тормозя работу. Хороший координатор знает, когда вовлечённость важна, а когда — лучше доверять специалистам.
10. Сейф остался закрытым
10. Сейф остался закрытым
Если внутри сейфа ценные вещи или алкоголь — нужно освободить его и открыть замки заранее. Часто двери снимают сразу — быстрее и надёжнее переносить пустой сейф. Закрытый — превращается в серьёзную проблему при погрузке.
11. Отсутствие ключей от кабинетов
11. Отсутствие ключей от кабинетов
Неподходящие или забытые ключи нарушают график: не открыть кабинет и переезд задерживается, увеличивая стоимость. Проверка ключевых замков — обязательна на старом и новом адресах.
12. Перерыв на питание и отдых не учли
12. Перерыв на питание и отдых не учли
Если переезд длится более 6 часов — грузчики должны сделать перерыв на обед, оплачиваемый заказчиком. Обычно это 20–30 минут. Когда это забывают — возникают недоразумения и задержки.
13. Утаивание сложностей
13. Утаивание сложностей
Если заказчик скрывает нюансы: узкие коридоры, нестандартную мебель, специальные крепления — команда не готовится и вынуждена оперативно решать проблемы на месте. Это всегда дороже и стрессово. Лучше честно обсудить потенциальные сложности заранее.
14. Забыли про холодильник
14. Забыли про холодильник
Если техника перевозится с остатками внутри — лёд, вода, полки могут создавать угрозу порчи. Холодильник должен быть пустой, размороженной и сухой.
15. Не освободили тумбочки от вещей
15. Не освободили тумбочки от вещей
Предметы внутри при перевозке на боку могут сместиться или попасть в механизмы — ломаются дверцы, колесики, фурнитура. Тумбочки следует освободить полностью перед погрузкой.
Соблюдение этих рекомендаций минимизирует риски, сведёт к минимуму расходы и нервозность, сделает офисный переезд максимально комфортным и профессиональным, а главное - выгодным.