Переезд офиса:
чек-лист для администратора
чек-лист для администратора
Когда компания переезжает, организация почти всегда ложится на офис-менеджера
или администратора. Задача масштабная: десятки рабочих мест, техника,
документы, мебель, согласования с двумя бизнес-центрами и сроки,
которые нельзя сдвинуть. Чтобы ничего не упустить, держите под рукой
этот чек-лист по неделям — от первого решения до проверки на новом месте.
или администратора. Задача масштабная: десятки рабочих мест, техника,
документы, мебель, согласования с двумя бизнес-центрами и сроки,
которые нельзя сдвинуть. Чтобы ничего не упустить, держите под рукой
этот чек-лист по неделям — от первого решения до проверки на новом месте.
За 3–4 недели до переезда
За 3–4 недели до переезда
• Назначьте ответственного и небольшую рабочую группу (по одному человеку от ключевых отделов).
• Закажите оценку — для офиса от 15 рабочих мест попросите выезд оценщика. Выберите подрядчика.
• Согласуйте дату переезда с руководством и предупредите сотрудников.
• Уведомите арендодателей старого и нового помещений, уточните условия выезда и въезда.
• Закажите оценку — для офиса от 15 рабочих мест попросите выезд оценщика. Выберите подрядчика.
• Согласуйте дату переезда с руководством и предупредите сотрудников.
• Уведомите арендодателей старого и нового помещений, уточните условия выезда и въезда.
За 2 недели
За 2 недели
• Подготовьте поэтажный план рассадки на новом месте — он понадобится бригаде для расстановки.
• Проведите инвентаризацию мебели и техники: что везём, что утилизируем, что докупаем.
• Согласуйте с обоими бизнес-центрами доступ к грузовому лифту, время работ и зоны погрузки.
• Закажите упаковку и продумайте систему маркировки — стикеры по отделам и рабочим местам.
• Поставьте задачу IT-отделу: план отключения и подключения техники, резервные копии данных.
• Проведите инвентаризацию мебели и техники: что везём, что утилизируем, что докупаем.
• Согласуйте с обоими бизнес-центрами доступ к грузовому лифту, время работ и зоны погрузки.
• Закажите упаковку и продумайте систему маркировки — стикеры по отделам и рабочим местам.
• Поставьте задачу IT-отделу: план отключения и подключения техники, резервные копии данных.
За неделю
За неделю
• Раздайте сотрудникам коробки и правила маркировки личных вещей и документов.
• Назначьте ответственных по зонам на обоих адресах.
• Подтвердите дату, время и состав работ с компанией-перевозчиком.
• Назначьте ответственных по зонам на обоих адресах.
• Подтвердите дату, время и состав работ с компанией-перевозчиком.
В день переезда
В день переезда
• Контролируйте маркировку, упаковку и погрузку.
• Сверяйте имущество по описи при выносе и приёмке.
• Следите за расстановкой по поэтажному плану и подключением техники.
• Сверяйте имущество по описи при выносе и приёмке.
• Следите за расстановкой по поэтажному плану и подключением техники.
После переезда
После переезда
• Проверьте имущество по описи, зафиксируйте замечания, если они есть.
• Получите закрывающие документы.
• Соберите у сотрудников обратную связь — что не доехало или встало не на место.
• Получите закрывающие документы.
• Соберите у сотрудников обратную связь — что не доехало или встало не на место.
Что упрощает работу офис-менеджеру
Что упрощает работу офис-менеджеру
Хороший подрядчик снимает с вас половину забот при офисном переезде. У нас:
• бесплатный выезд оценщика для офисов от 15 рабочих мест и понятная смета заранее, без доплат «по факту»;
• слаженная бригада с бригадиром и контроль на всех этапах;
• данные грузчиков заранее для пропусков (с запасом на замену);
• работа в удобное время, в том числе ночью и в выходные, чтобы не останавливать офис;
• безналичный расчёт с НДС или без, договор, ответственность за имущество и закрывающие документы.
• бесплатный выезд оценщика для офисов от 15 рабочих мест и понятная смета заранее, без доплат «по факту»;
• слаженная бригада с бригадиром и контроль на всех этапах;
• данные грузчиков заранее для пропусков (с запасом на замену);
• работа в удобное время, в том числе ночью и в выходные, чтобы не останавливать офис;
• безналичный расчёт с НДС или без, договор, ответственность за имущество и закрывающие документы.
Готовите переезд офиса? Позвоните +7 495 777-22-97 (с 8 до 22 часов) и пригласите оценщика — посчитаем стоимость бесплатно и поможем составить план.